Şifreli dosya nasıl gönderilir?

Günlük dilde “şifreli dosya” çoğunlukla açmak için parola isteyen dosya demektir. Güvenli paylaşım bundan fazlasıdır: dosyanın kime gittiği, ne kadar süre erişilebildiği, kimin indirdiği ve nerede saklandığı da sorunun parçasıdır.

Parolalı ZIP sık başvurulan bir yoldur. ZIP oluştururken eski “ZipCrypto” yöntemi yerine AES-256 şifrelemeyi seçin (7-Zip gibi araçlar bu seçeneği sunar); eski yöntem zayıf kabul edilir. Ama parolalı ZIP bile e-postaya eklendikten sonra kontrolünüzden çıkar: iletilebilir, süresi yoktur ve kimin açtığını göremezsiniz.

1. Ek mi, bağlantı mı? E-posta eki alıcının kutusuna kopyalanır ve geri alınamaz. Bağlantıyla paylaşılan dosyaya erişimi sonradan kapatabilirsiniz.
2. Herkese aynı bağlantı mı? Birden çok alıcıya tek bağlantı gönderirseniz birinin erişimini kapatmak hepsini kapatır. Her alıcıya ayrı bağlantı, işi biten firmanın erişimini diğerlerini etkilemeden kapatmanızı sağlar.
3. Parola var mı, nasıl iletiliyor? Parolayı bağlantıyla aynı e-postada göndermek korumayı anlamsızlaştırır. Ayrı bir e-posta karışmayı azaltır ama aynı posta kutusuna gittiği için bağımsız bir kanal sayılmaz; çok hassas dosyada parolayı telefon veya mesajla iletin.
4. Bağlantı ne zamana kadar açık? Süresiz bağlantı aylar sonra da çalışır. İş birkaç günlükse bağlantıyı da birkaç günlük açın.
5. Dosya ne kadar saklanacak? Bağlantının süresi ile dosyanın saklama süresi ayrı kararlardır; bağlantı kapansa da dosya sunucuda kalabilir. Gerekmeyen dosyayı saklamamak riski azaltır.
6. Kimin indirdiğini görebiliyor musunuz? Bir sorun çıktığında “dosya kimde?” sorusunun cevabı, zaman damgalı bir indirme kaydıdır.
7. Dosyalar nerede duruyor? Hassas belgelerde dosyanın hangi ülkede, kimin sunucusunda durduğu önemlidir. Kendi depolama alanınızı kullanmak bu soruyu sizin kontrolünüze bırakır.
8. Hesaplar korunuyor mu? Paylaşımı yapan hesabın parolası sızarsa bütün gönderiler açığa çıkar. İki adımlı doğrulama bu riski ciddi ölçüde azaltır.

Bordro, kimlik fotokopisi, sağlık raporu gibi belgeler kişisel veri içerir. Bu dosyaların paylaşımında hangi yükümlülüklerin geçerli olduğu kullanım şeklinize göre değişir; aydınlatma, saklama süresi ve aktarım konularını hukuk danışmanınızla değerlendirin. Teknik tarafta iyi bir başlangıç, yukarıdaki listede yalnız gereken kişiye, gereken süre kadar erişim vermektir.

Her alıcı kendine özel bağlantı alır; isterseniz alıcıya özel parola üretilir ve bağlantıdan ayrı e-postayla gider. Bağlantının erişim süresi ve dosyanın saklama süresi ayrı ayrı ayarlanır, bir alıcının erişimi tek tıkla kapatılır ve diğerleri etkilenmez.

Bağlantı ziyareti, parola denemesi ve indirme zaman damgasıyla kaydedilir; alıcı bazında kimin neyi indirdiği görünür. Dosyalar bağladığınız depolama alanında (Amazon S3, Cloudflare R2, MinIO, Azure Blob, OneDrive, SFTP veya FTP) durur. Ekip hesapları isteğe bağlı iki adımlı doğrulamayla korunur.