Müşteriden dosya nasıl toplanır?

Müşteriden dosya istemenin en yaygın yolu e-postadır ve küçük işlerde yeterlidir. Dosya sayısı ve boyutu arttıkça aksar: ek sınırı büyük dosyaları dışarıda bırakır, aynı dosyanın üç farklı sürümü üç ayrı e-postada gelir, kimin gönderip kimin göndermediğini takip etmek ayrı bir iş hâline gelir.

• Ortak klasör: Drive veya OneDrive’da bir klasörü düzenleme yetkisiyle paylaşmak hızlıdır, ama yükleyen herkes klasördeki diğer dosyaları da görür; müşteriler arasında gizlilik gerekiyorsa uygun değildir.
• Form: Google Forms’un dosya yükleme sorusu düzenli bir toplama sağlar; ancak Google’a göre bu soruyu yanıtlamak için yükleyenin Google hesabıyla giriş yapması gerekir.
• Dosya isteği bağlantısı: Size özel bir yükleme bağlantısı oluşturursunuz; karşı taraf hesap açmadan yükler, diğer yükleyicilerin dosyalarını göremez. Son tarih, dosya türü ve boyut sınırı sizin elinizdedir.

Toplama işini sorunsuz yapan, istek bağlantısının kendisi kadar isteğin nasıl yazıldığıdır.

1. Ne istediğinizi tek cümleyle yazın: “Kasım faturalarını PDF olarak yükleyin.” Yükleyen kişi talimatı yükleme sayfasında görür.
2. Dosya türünü sınırlayın: Yalnız PDF bekliyorsanız yalnız PDF kabul edin. Yanlış biçimde gelen dosya sonradan iş çıkarır.
3. Son tarih koyun: Süresiz bağlantı unutulur. Son günden önce henüz yüklemeyenlere hatırlatma gitmesi takibi sizden alır.
4. Kişiye özel davet kullanın: Kimin yükleyip kimin yüklemediğini kişi kişi görmek istiyorsanız herkese ortak bağlantı yerine kişiye özel davet gönderin.
5. Geleni bir yerde toplayın: Gelen dosyalar müşteri veya proje klasörüne düşerse, aylar sonra aradığınızda tek yerde bulursunuz.

Dosya isteği açarken son tarih, kabul edilen dosya türleri, tek dosya ve toplam boyut sınırlarını belirlersiniz. İsteği herkese açık bir bağlantıyla paylaşabilir ya da yalnız davet ettiğiniz kişilere açabilirsiniz; her davetli kendine özel bağlantı alır ve son tarihten bir gün önce henüz yüklemeyenlere hatırlatma gider.

Yükleyen kişi hesap açmaz ve başkalarının teslimlerini görmez. İsteği bir klasörden açarsanız gelen her teslim o klasöre düşer: müşteriye gönderdikleriniz ve müşteriden gelenler aynı listede, tarih sırasıyla durur. Dosyalar bağladığınız depolama alanına yazılır.